Wenn man seine Kontakte in Outlook mit Geburtstagen pflegt, dann werden diese als Termine im Kalender angezeigt. Hat man die standardmässige Erinnerung aktiviert, wird man um Mitternacht oder kurz davor daran erinnert (bzw. deswegen gewecket). Das geht auch besser - mit ein paar Änderungen an den Einstellungen und dem kostenlosen Plugin "Birthdays" für den Heute-Screen.
Versieht man seine Kontakte in Outook mit einem Geburtstag, dann legt Outlook zu diesem Termin eine jährlich wiederkehrende Serie an. Dies lässt sich leider nicht ausschalten. Genausowenig lässt sich leider die Übernahme der Standard-Erinnerungsoption für Geburtstage ändern. In meinem Fall ist Outlook so eingestellt, dass bei neuen Terminen automatisch eine Erinnerung 15 Minuten vorher erfolgt. Dies hatte zur Folge, dass ich jeden Tag vor einem Geburtsag um 23:45 von der Erinnerungsoption geweckt wurde.
Wie man dies angenehmer gestalten kann, möchte ich Euch hier erklären:
Schritt 1: Einstellungen in Outlook anpassen
- Zuallerest müssen in Outlook zu bei den Kontakten natürlich die Geburtstage hinterlegt werden. Dafür gibt es erfolgt auf der Karte "Details" bei jedem Kontakt ein Eingabefeld. Outlook erzeugt daraufhin automatisch die Terminserie.
- Als nächstes muss bei jeder Terminserie für einen Geburtstag die Erinnerung deaktiviert werden. Dafür gibt es leider keine automatische Lösung, d.h. man muss jede Terminserie öffnen und dort die Erinnerung deaktivieren. (Jedesmal wenn ein Kontakt mit einem Geburstag versehen wird, steht die Serie dazu natürlich wieder mit einer Erinnerung in Outlook, deshalb sollte man diesen Vorgang ab und an wiederholen.)
- Am bequemsten bekommt man eine Übersicht aller Terminserien zu Geburtstagen indem man in Outlook in den Kalender wechselt und im Menü "Extras" unter "Suchen" die Funktion "Erweiterte Suche" aufruft. Hier als Suchbegriff "Geburtstag von" eingeben.
- Um zu sehen, ob bei den gefundenen Terminen eine Erinnerung angelegt ist, mit der rechten Maustaste auf die Leiste über der Trefferliste das Kontextmenü aufrufen und dort "Feldauswahl" aufrufen. In einem kleinen Fenster erscheinen daraufhin alle Felder die angezeigt werden können. Hier einfach "Erinnerung" aufnehmen und per Drag-and-Drop and die gewünschte Stelle über der Trefferliste ziehen. Eine kleine Glocke zeigt dann bei jedem Termin an, dass die Erinnerungsfunktion aktiv ist.
- Nun mußt Du alle Terminserien mit aktiver Erinnerung durchgehen und diese deaktiveren.
Schritt 2: Das kostenlose Plugin "Birthdays" herunterladen und installieren.
- Die deutsche Version des Plugins von der Homepage des Programmieres herunterladen.
- Den Download gibt es in zwei Versionen: Als Installation (.exe), die man vom PC aus aufruft, oder als Zipped CAB, welche entpackt, auf den PocketPC kopiert und von dort gestartet wird. Hier sollte einfach jeder auswählen, was ihm am liebsten ist.
- Nach der Installation wird das Plugin automatisch mit den Standard-Einstellungen auf dem Heute-Screen Deines PocketPCs bzw. Smartphones angezeigt.
Schritt 3: Einstellungen des Plugins anpassen.
- Um die Darstellung des Plugins zu ändern, wechselt man Startmenü zu den Einstellungen, wählt dort das Symbol "Heute" aus. In den Einstellungen für "Heute" auf den Reiter "Elemente" klicken und dort "Birthdays" markieren. Mit Klick auf "Optionen .." kommt man zu den Einstellungen. Wir will, kann an dieser Stelle mit den Buttons "Nach oben" und "Nach unten" die Reihenfolge der einzelnen Elemente ändern.
- Birthdays hat zwei Anzeige-Modi. Bei "Ausführlich" werden direkt im Heute-Element alle Geburtstag anzeigt, bei "Kurz" wird nur die Anzahl angezeigt und bei Klick auf das Element die einzelnen Termin.
- Je nachdem, wie viel früher man an Geburtstage erinnert werden will, setzt man den zu überprüfenden Zeitraum. 7 bis 14 Tage dürften ausreichend sein um sich Gedanken um ein Geschenk zu machen und dieses zu besorgen.
- Die Aktualisierung habe ich im Screenshot auf alle 600 Sekunden (=10 Minuten) gesetzt, aber wenn man alle Termine aktualisiert hat, kann man diese z.B. auf alle 3.600 Sekunden (= 1 Stunde) hochsetzen, da sich Geburtstag ja nicht so oft ändern.
- Die Schriftgrösse habe ich auf 11 Pixel gesetzt, damit sie zu den anderen Elementen auf dem Heute-Bildschirm passt.
- Die wichtigsten Einstellungen kann man auch ändern in dem man auf das Icon des Birthday-Elements klickt.
